Muita gente nos pergunta como realizar um evento de sucesso. Bom, antes de pensarmos em organizar um evento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, é necessário sermos pessoas abertas à novas experiências, saber trabalhar em equipe e gostar da fase de planejamento.

Isto significa que precisamos deixar alguns vícios de lado. Nada muito amedrontador, até porque se você está aqui, se dispondo a ler este material, significa que você já foi persuadido pela idéia de organizar um evento e isso te faz pensar o quanto pode ser positivo ter uma responsabilidade e experiência como esta.

Então, mãos a obra.

PLANEJE-SE

No momento não existe nada mais importante do que isto! Você já tem o evento em mente? Agora é a hora de colocar no “papel”.

Planejar-se significa manter-se ciente e seguro de tudo que você objetiva como concreto para um futuro próximo. Planejar-se é ter um norte como objetivo. E é através deste norte, que seus objetivos secundários vão mostrando suas caras.

Faz parte da vida de uma pessoa que organiza eventos a rotina que envolve rabiscos em papéis, a criação de planilhas para controle de serviços do evento específico, o pensamento que sai pela boca, a especulação com colegas, etc. Não é loucura, é normal!

Uma dica neste ponto: isso tudo fará mais sentido se você pesquisar e entender eventos que já aconteceram e que foram parecidos com o evento que você deseja realizar. Utilize também técnicas como brainstorming, que facilita o trabalho e o torna mais consistente.

 Depois dessa breve pesquisa, defina o objetivo, público, tamanho do evento, infraestrutura disponível, local do evento, recursos financeiros, planilha de custos, patrocínio, mão-de-obra, possíveis riscos e formas de divulgação.

Terminou de definir isto tudo? Agora defina responsabilidades, distribua cada uma delas, defina prazos, e elabore seu plano de ações! Lembre-se, trabalhar em equipe é fundamental.

ESTEJA PRONTO PARA OS IMPREVISTOS

Como tudo na vida, é natural que algo não saia com previsto quando você estiver fazendo um evento acontecer. Não há porque desesperar-se, e perder o controle.

Ser flexível, paciente e objetivo é o segredo para que os imprevistos sejam contornados de forma eficaz, sem provocar mais ruídos que possam fazer com que este imprevisto demore mais tempo para ser resolvido.

Desta forma, você não irá contagiar sua equipe inteira com o desespero que foi evitado. Sem que ninguém perceba, provavelmente este imprevisto deixará de ter sido um problema, e passará a ser um acontecimento que foi necessário para que algumas pessoas se preparem melhor para as próximas vezes que forem realizar aquela atividade.

Ah, tem mais! Sempre é bom termos outras opções que não sejam as iniciais, para cada atividade que formos realizar, para cada etapa do seu plano de ações. Ou seja, se você tem alguma “carta na manga” dificilmente você irá ter grandes problemas com imprevistos.

NÃO PERCA NINGUÉM DE VISTA

Na organização de eventos existem alguns fatores indispensáveis! Um deles são os contatos. A rede de contatos estabelecidas através do nosso relacionamento com todas as pessoas que foram envolvidas naquele evento. Isso significa que, tanto os fornecedores, como participantes devem ser mantidos arquivados enquanto contato em potencial.

Vale lembrar que tudo isso deve ser construído sempre com muito bom humor, cordialidade, otimismo, autoconfiança e respeito a todos os envolvidos. Sejam profissionais que estão servindo seu evento, ou participantes.

Lembre-se: você deve ter o controle de todas as pessoas que estão colaborando com aquele evento.

Então, seguem algumas idéias de como agir sob redes de contatos criadas em eventos:

Com fornecedores:

  • Liste todos os fornecedores que foram envolvidos no evento organizado por você e a forma de contato de cada um.
  • Pontue qualitativamente o desempenho de suas funções, de acordo com a sua avaliação e do público atendido.
  • Arquive sempre os fornecedores que definir como bons fornecedores, que sempre atendem suas expectativas de atendimento com excelência.

Com participantes:

  • Liste todos os participantes que foram envolvidos no evento organizado pro você e a forma de contato de cada um.
  • Elabore pesquisas de satisfação de todos, ressaltando pontos relevantes e serviços prestados pelos fornecedores, infraestrutura, etc e envie para todos no pós-evento.

DIVULGUE PRA QUEM REALMENTE IMPORTA

Ok! Chegamos a mais um ponto bastante importante e que, na maioria das vezes, é executado por todo mundo, mas nem sempre da melhor forma. Principalmente com tantas opções de divulgações de eventos, e tantos meios de comunicação presentes na mídia ao redor do mundo.

Mídias sociais, mídias convencionais, e uma infinidade de formas de comunicar existem para cada tamanho e modelo de evento. Das mais acessíveis financeiramente às mais caras, você terá a oportunidade de escolher livremente, de acordo com seu orçamento, onde divulgar seu evento.

Porém, atente para o fato de que: é preciso entender o público alvo que envolve seu evento, e se este mesmo público estará acessando a mídia que você acredita ser eficaz na divulgação do seu evento.

Até porque, por mais moderna que seja um canal de comunicação, se ele não atingirá, efetivamente, o seu público alvo, esta forma de comunicar a todos do seu evento continuará dispensável, e não atenderá às suas expectativas.

ESTEJA SEMPRE ABERTO A NOVAS OPINIÕES

Já falamos no começo deste post que é importante que abandonemos velhos hábitos. Provavelmente um destes hábitos que devemos abandonar seja o de não saber ouvir criticas e novas idéias.

Não podemos nos deixar levar, e esquecer que, juntas, duas cabeças tem mais idéias, pensam mais, etc. E que, para que possamos aprender novas experiências, e novas técnicas, é necessário que saibamos ouvir pessoas, afim de obter novas experiências.

Vale a pena encarar a realidade dos outros como uma possibilidade de que esta também pode ser uma forma de tudo ocorrer perfeitamente em ordem.

Não custa nada experimentar!

ATUALIZE-SE

Estamos escrevendo este post no ano de 2015, e como tudo é muito rápido, vale a pena sempre estar buscando novos conteúdos e entendendo como são as reações do momento para cada assunto que nos interessar.

Há alguns anos atrás ninguém, nem nós mesmos, imaginávamos que poderíamos estar aqui, repassando este conteúdo, através de um site tão moderno e fácil de usar, para o mundo inteiro, para quem estiver disposto a aprender técnicas de como realizar eventos. Mas estamos aqui! Ou seja, tudo muda constantemente.

O mundo está em constante mudanças, as pessoas, técnicas e ferramentas utilizadas em seu evento, e você também! Basta ficar de olho e não ficar desatualizado!

CRIE

Pra finalizar nosso post (ufa!), deixamos um legado pra você: C-R-I-E-!

Não deixe o desuso tomar conta da sua criatividade, afinal, somos pessoas, e fomos feitos para pensar.

Não custa nada pensar um pouco, e deixar-se livre para que criemos, e obviamente, coloquemos em prática o que entendermos como relevante.

Por exemplo, se você teve algum imprevisto no seu evento, mas em alguns instantes desenvolveu uma técnica que irá resolver seu problema, de forma criativa, então porquê não pôr em prática, testando suas habilidades criativas?

Boa sorte!

E precisando de ajuda, estamos a disposição.

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